Em um mundo cheio de termos e nomenclaturas na área de tecnologia, é comum que, muitas vezes, os gestores acabem confundindo alguns deles. Aliás, é o caso da governança e gestão de TI, que são dois conceitos próximos, mas diferentes.
Como é comum que as instituições de ensino não tenham grandes estruturas de tecnologia da informação, estas tarefas são muitas vezes confundidas e acabam não sendo organizadas adequadamente. Vamos ver então os conceitos"
Governança de TI
Vamos começar discorrendo acerca do conceito de governança de TI. Esse processo, cada vez mais difundido dentro das instituições de ensino, está ligado à organização. Nesse sentido, buscando melhorar o controle sobre a tecnologia.
Aqui são utilizadas políticas, métricas e estratégias operacionais que garantam o estabelecimento de um padrão dentro do setor de TI da instituição.
É por meio da governança de TI que podemos verificar se as estratégias traçadas para o setor tecnológico estão sendo seguidas e identificar o que precisa ser alterado para obter o melhor retorno.
Os processos de governança têm como objetivo elaborar estratégias e planejar ações que tragam vantagens competitivas para a instituição, utilizando, para isso, ferramentas tecnológicas.
Ou seja, a governança é responsável pela gestão direta de todas as soluções e recursos de TI adotados pela instituição para o desenvolvimento de suas atividades.
Gestão de TI
Já a gestão de TI está mais ligada ao controle e gerenciamento da operação da organização em seu dia a dia. Podemos conceituar o termo como um processo de administração.
Entre as suas principais responsabilidades podemos citar as tarefas de planejar, construir, entregar e monitorar todos os processos e atividades de acordo com o que é definido pela diretoria da instituição.
Para isso, a gestão é estabelecida como um sistema amplo de rotinas de controle, que permite ter uma visão geral acerca das atividades técnicas desenvolvidas dentro da organização.
Com uma visão ampla de todos os processos, o gestor pode verificar onde são necessárias melhorias. Inclusive, identificar falhas e criar pontos de controle de qualidade, implementando as melhores práticas.
As diferenças entre governança e gestão de TI
Como você pode observar nos tópicos anteriores, mesmo que sejam dois termos ligados a controle e monitoramento, ambos têm objetivos e formas de agir diferentes.
A governança de TI é um mecanismo de proteção, estabelecendo regras e políticas que direcionam como a tecnologia fará parte da instituição. Enquanto isso, a gestão se preocupa com a utilização diária das ferramentas tecnológicas nas atividades do negócio.
Contudo, apenas repassar os dois conceitos pode não ser suficiente para ter uma visão real dessas diferenças. Então, vamos destrinchar ainda mais os dois conceitos.
Governança
O objetivo da governança é alinhar todos os recursos de tecnologia da instituição, como softwares e hardwares, com as estratégias e diretrizes da instituição para o mercado e para atendimento da legislação em vigor (supervisionada pelo Ministério da Educação). Sendo assim, é por meio dela que o gestor verifica se tudo está sendo bem aplicado e em conformidade. Entre as atribuições estão:
monitorar o cumprimento das regras estabelecidas;
direcionar os processos de TI;
garantir o alinhamento estratégico;
garantir o cumprimento da legislação.
Gestão
A gestão de TI tem como principal objetivo a geração de valor para a instituição por meio da utilização da tecnologia. Seja com o uso de sistemas, automação ou hardware. Entre as atribuições estão:
conferir o desempenho das soluções;
buscar a transformação digital;
monitorar processos;
identificar e solucionar falhas;
gerir o time de TI.
Como utilizar estes dois conceitos na prática
Colocar estes dois conceitos na prática pode ser mais simples do que parece. Com as ferramentas adequadas você conseguirá organizar o de TI para ter a melhor eficiência.
Utilização do planejamento estratégico
Planejar é um passo fundamental para o sucesso de qualquer empreitada, sendo que, quando falamos em tecnologia, tal situação é ainda mais importante para evitar o mau uso de recursos.
O planejamento estratégico de TI permite alinhar a tecnologia utilizada na instituição junto aos seus objetivos estratégicos e em cumprimento à legislação, buscando a mesma visão de futuro almejada pela instituição.
Além disso, construir um planejamento também garante muito mais controle sobre os resultados obtidos, já que existe um norte a ser seguido e, caso existam discrepâncias, elas podem ser corrigidas.
Criação de um catálogo de serviços
O catálogo de serviços é um documento simples, porém bem detalhado, que conta com todos os serviços que o setor de TI presta para as demais áreas operacionais da instituição.
Além de servir para apresentar todas as atividades realizadas pelo time de TI aos gestores, coordenadores, pais e alunos e também para os demais colaboradores, também permite ter mais controle sobre todos os serviços prestados.
Nesse documento pode-se incluir o nome do serviço, seu principal responsável, as características, como funciona a sua execução e como solicitá-lo ao setor de TI.
Adoção de frameworks de processos
Existem diversos frameworks de processos do mercado, soluções prontas que permitem uma implantação rápida dos conceitos de governança e gestão de TI em uma instituição.
Dois grandes exemplos são o ITIL e o COBIT. Ambos os frameworks trabalham com modelos de implantação de governança de TI. Sendo que o foco muda em cada um deles.
Enquanto o ITIL está mais direcionado para a padronização e gestão de serviços, o COBIT foca no relacionamento das áreas de negócio com a TI. A melhor opção (ou uma integração entre os dois) será aquela que se ajustar melhor em sua instituição.
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